Page d'aide sur les Contacts
Cette section décrit les fonctions que l'on retrouve sur la vue des Contacts, les types de contacts et à quoi sert ce module
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Les Partenaires
Dans le cadre de nos activités, nous traitons avec différents individus, compagnies ou entreprises. On les appelle des partenaires. Voyez ci-dessous la description de chaque type de partenaire.
Il y a lieu tout d'abord de préciser une distinction importante sur les partenaires. Un partenaire peut être une personne (particulier) ou une entreprise (société). Une case à cocher existe sur la fiche du partenaire pour les distinguer. Il est important de le faire afin de bien gérer les différents types de partenaires plus loin dans le processus. Cliquez sur une des lignes ci-dessous pour voir un descriptif de chaque cas.
Les Clients: prospects, clients actifs et inactifs
Les prospects clients sont au tout début listés dans les opportunités. Lorsqu'une proposition d'entretien doit être présentée à un prospect, il est requis alors de créer immédiatement sa fiche client société et sa fiche client particulier, même s'il n'est pas encore client. Un numéro générique créé par le système est automatiquement assigné à ce prospect client société sous la forme C-OTT-0012345 (où C = Client, OTT = l'identifiant du bureau rattaché et une séquence de chiffres formant un numéro unique).
Les clients actifs société seront ceux qui auront reçu une soumission d'entretien. Le numéro générique créé suivra le client tout au long de sa "vie" comme client chez nous. Pour identifier un client actif, celui-ci (société) aura un abonnement qui lui sera lié et il ne sera pas archivé, donc actif.
Les clients inactifs société seront ceux qui ne reçoivent plus les services d'un Franchisé Jan-Pro. L'abonnement lui étant lié sera terminé et sa fiche sera archivée.
Les Franchisés: prospects, franchisés actifs et inactifs
Les prospects franchisés sont créés via le module Franchise du système et non par le module Contacts. Lorsqu'un candidat à la franchise se présente, immédiatement on créé sa fiche particulier. Un processus de recrutement se met en branle suivant une série de questionnaires et rencontres afin de qualifier le candidat pour éventuellement lui vendre une franchise.
Lorsque le candidat arrive à une certaine étape du processus, on doit lui créer sa fiche société, et ce même s'il n'a pas de société à son nom encore. Un numéro générique créé par le système est automatiquement assigné à ce prospect franchisé société sous la forme Z-OTT-0012345 (où Z = Franchisé, OTT = l'identifiant du bureau rattaché et une séquence de chiffres formant un numéro unique).
Les franchisés actifs société seront ceux qui auront un contrat de franchise inscrit à leur dossier. Le ou les particuliers associés à cette société forme(nt) le ou les propriétaire(s) de la franchise. Le numéro générique créé suivra le client tout au long de sa "vie" comme franchisé chez nous. Pour identifier un franchisé actif, celui-ci (société) aura son statut Franchise Active, à l'instar de son ou ses propriétaire(s) qui auront le statut Certifié sur leur fiche. Ils ne seront pas archivés.
Les franchisés inactifs société auront un statut Franchise Terminée alors que les propriétaires (particuliers) associés à la société franchisée seront au statut inactif. Les deux types de contacts seront alors archivés
Les Fournisseurs, consultants, utilisateurs et collègues
Dans la liste des contacts, on y retrouvera aussi des fournisseurs, des consultants, des collègues (utilisateurs). Les interactions avec ces partenaires sont aussi possible comme pour les Clients et les Franchisés, on peut les archiver. Cependant, le processus de recrutement des franchisés ou des prospects clients n'est pas applicable pour eux.
Contacts de type Clients
Ces contacts regroupent ici autant les prospects clients que les clients actifs et inactifs. Voici comment les distinguer. On peut créer des contacts Clients à partir du module Contacts à différents autres endroits dans des vues formulaires du système.
Prospects clients
Une fiche prospect client est créée lorsque l'utilisateur doit créer une proposition ou une soumission de produits.
Clients actifs
Ces contacts ont des contrats-clients associés, un numéro "Ancien #C/Z" et ne sont pas archivés.
Clients inactifs
Ces contacts ont un numéro "Ancien #C/Z" et sontarchivés
Contacts de type Franchisés
Ces contacts regroupent autant les prospects franchisés que les actifs et inactifs. Voici comment les distinguer. Attention! la création de contacts Franchisés doit se faire uniquement via le module FRANCHISES
Prospects franchisés
Une fiche prospect franchisé est créée aussitôt qu'une personne s'intéresse à la franchise Jan-Pro.
Franchisés Actifs
Les franchisés actifs sont au statut Certifié et ne sont pas archivés
Franchisés Inactifs
Les franchisés inactifs sont au statut Inactif et sont archivés.